En este post vamos a ver todos los pasos que tienes que dar y/o recomendaciones para comprar un sistema de control de acceso, que debes valorar a la hora de solicitar un presupuesto y que se debe de incluir en el presupuesto del proveedor del sistema y del instalador.
Hoy en día existen una gran variedad de sistemas de Control de Acceso, en el post ¿Cuáles son los tipos de control de acceso? explicamos los tipos de control de accesos más característicos y el resto son una combinación de las diferentes funciones, adaptados según la características de cada marca y modelo.
Primeros pasos del Control de Acceso de tu empresa:
Análisis de la infraestructura
Ya has tomado una decisión de instalar un Control de Acceso. Esa decisión probablemente es el resultado de varios factores que te han decidido a dar ese paso: puede ser debido a lograr una mayor seguridad para tu empresa, ser de índole económica y de gestión de personal, o que desde el 1 de enero de 2021 será más caro para las empresas incumplir la ley del registro horario de la jornada laboral. Probablemente se deba a todas ellas, ya que cualquiera de estas razones, juntas o por separado, al final dan como resultado un componente económico y de gestión que antes o después se trasladará a tu cuenta de resultados.
Por tanto, habiendo reflexionado sobre la necesidad de instalar un Control de Acceso en tu empresa lo siguiente que debes hacer es un análisis de las características de tu empresa y ver las necesidades básicas ante el hecho de instalarlo. Es decir, te debes hacer las siguientes preguntas: ¿Qué número de personas y de que perfil van a utilizarlo?, ¿en cuántas puertas lo instalaremos?, ¿lo necesito para interior, exterior o ambas?, ¿dispongo de la infraestructura necesaria para alojar los datos y dar cobertura al sistema?, o algo tan sencillo como ¿los puntos en los que se va instalar tienen acometida de electricidad o de datos? Responder honestamente a estos puntos te va a facilitar tomar decisiones sobre su configuración y, además, tener las ideas claras redundará en que sea un proyecto factible dentro del presupuesto en el que te mueves.
Siguiente paso:
La configuración optima de tu sistema de Control de Acceso
La tecnología en Control de Acceso está evolucionando de modo vertiginoso en los últimos tiempos y estar al día sobre el sistema más viable y eficiente para mi empresa que exista en el mercado es una tarea ardua. Tal paso puede convertirse en una complicación y puede resultar abrumador para aquellas personas encargadas de comprar el sistema de Control de Acceso, ¿cómo saber tal cosa? Evidentemente podemos dejarnos guiar únicamente por el precio. En el mercado existen múltiples opciones que nos van a parecer económicamente incuestionables. Al menos en un primer momento. Es a la hora de poner en marcha el proyecto, cuando nos damos cuenta que la elección “barata” se ha convertido en un quebradero de cabeza y que conlleva una serie de gastos que no se contemplaban en la oferta anunciada. Es muy común que a las empresas del sector acudan sociedades y negocios pidiendo que les configuremos una instalación ya que el mecanismo adquirido no contempla el software que lo gestiona y si lo contiene las instrucciones de instalación son sumamente alambicadas o erróneas, que no permita ser modulable en diferentes equipos o bien simplemente, que las instrucciones del fabricante estén redactadas en chino. La experiencia nos dicta que no existe una gran diferencia económica entre buscar un asesoramiento solvente y dejarnos llevar por ofertas “imbatibles”, que pueden llevar a comprometer el resultado que deseamos.
«Es a la hora de poner en marcha el proyecto, cuando nos damos cuenta que la elección “barata” se ha convertido en un quebradero de cabeza y que conlleva una serie de gastos que no se contemplaban en la oferta anunciada»
La adquisición de un sistema de Control de Acceso va a comportar un gasto que debe ser contemplado como parte del inmovilizado de la empresa, un mecanismo que tiene que durar un largo tiempo y que su buen funcionamiento va a beneficiar la gestión de la compañía y su seguridad. Al final, es una decisión empresarial y afecta a factores económicos, es decir, la inversión que queremos acometer y a factores intangibles, pero medibles económicamente, como el tiempo dedicado y los recursos distraídos a nuestra actividad empresarial. Por tanto, el sistema de Control de Acceso que elijamos debe contemplar una serie de funcionalidades básicas sin las cuales el mecanismo no estará completo, será poco eficiente y, a medio plazo, incluso en un corto espacio de tiempo frustrará nuestras expectativas como elemento fiable y por tanto, eficaz como herramienta. Algunas de estas funcionalidades son características impuestas por la normativa, es decir, cualquiera de los equipos existentes en el mercado deben estar diseñados según los procedimientos estándar que exige la ley para este tipo de equipos y otros dependen de la capacidad del fabricante y las mejoras tecnológicas que aportan unos modelos sobre otros.
Funcionalidades que debemos tener en cuenta ante el hecho de comprar un sistema de Control de Accesos
- Debe cumplir con la normativa. Tal como hemos explicado antes debe cumplir con estándares de calidad nacionales y europeos, es decir tiene que estar certificado como Marca CE. Eso garantiza que el producto ha sido probado siguiendo un procedimiento muy riguroso y está avalado por las Oficinas de Calidad de la UE.
- El hardware debe ser compatible con otros equipos y que no exista un uso restringido del propietario de una tecnología, es decir, una imposibilidad para cambiar de proveedor (lock-in).
- A la hora de reducir costes debemos buscar que los cierres electrónicos pre-existentes puedan ser fácilmente integrables con los terminales que adquiramos.
- Un apartado a tener en cuenta, sobre todo al ser una inversión que debe permanecer en el tiempo, es buscar equipos que puedan permitir una comunicación con dispositivos móviles, el acceso a la nube y la interconexión IoT.
- Por la misma razón anterior debe ser configurable con opciones de aviso en tiempo real mediante GPS y gestión de acceso a la identidad (RBAC), por ejemplo u otras similares.
- Un cifrado end-to-end, que nos permite que el tráfico de datos de un origen a un destino este encriptado y autentificado.
- Debe tener un diseño sólido y compacto. Debes tener en cuenta que es un instrumento de usos continuo y su resistencia va a ser muy importante para no tener que cambiarlo muy a menudo por golpes o mal uso, por tanto tiene que ser duradero. Además, si va a estar instalado en el exterior debe tener una carcasa antivandálica.
- Su instalación y su uso tiene que ser sencilla y fácil de realizar. Al fin y al cabo es una herramienta de uso cotidiano y por mucha gente.
- Tiene que ser económico. No es necesario gastarse mucho dinero para tener un equipo razonable y con una configuración apropiada.
- A la hora de adquirirlo es especialmente importante que tenga una garantía demostrable. Es un mecanismo y como todos en algún momento, antes o después, le surgirán incidencias técnicas. En ese caso están cubiertas por la garantía durante el plazo de cadencia, pero solo para un mal funcionamiento del equipo debido a defecto del fabricante. Cuando son por causa de un mal uso, una deficiente configuración o cualquier otro hecho ajeno al fabricante en ese caso, vamos a tener un problema con el equipo. Contratar un soporte técnico es recomendable ya que, aparte de acudir en nuestra ayuda cuando exista un problema técnico, nos podrá ayudar a montarlo físicamente en la zona más idónea, instalará el software y lo parametrizará conforme a nuestras necesidades e incluso formará al personal encargado de la gestión de su uso y tratamiento.
En el siguiente post trataremos cuales son las particularidades que debe contener un presupuesto para nuestro proyecto de Control de Acceso. Esto nos dará las claves básicas que debemos exigir a un proveedor del sistema y de esa manera adelantarnos a los posibles gastos superfluos o los que son considerados imprescindibles. También veremos, de un modo general, como ponerlo en marcha cuando ya se encuentra instalado, es decir, como se realiza el acceso, la autorización y autentificación de los usuarios y, por último, la gestión de los datos que nos ha facilitado el sistema de Control de Acceso. Realizamos la venta e instalación de equipos de control de acceso y de presencia
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